Zo gaan we met je gegevens om.

1. Wie is verantwoordelijk

Maculis is een handelsnaam van MTC Amersfoort Holding B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32116284.

Heb je een vraag over privacy of wil je een van je privacyrechten uitoefenen? Neem contact met ons op via privacy@maculis.nl.

2. Wanneer geldt deze verklaring

Deze verklaring geldt voor onze publieke website (www.maculis.nl), voor het contact dat je met ons opneemt, en voor Maculis First Five: de persoonlijke ervaring waarvoor we mensen op uitnodiging vragen. Het beheer van die uitnodigingen doen we in een aparte, afgeschermde omgeving.

3. Als je onze website bezoekt

Je kunt onze website bezoeken zonder je gegevens achter te laten. Om de site veilig en werkbaar te houden verwerkt onze hostingpartij standaard technische gegevens, zoals je IP-adres, in serverlogs. Bij het contactformulier gebruiken we je IP-adres en het moment van verzenden kortstondig om spam en misbruik tegen te gaan; we bewaren die gegevens daarvoor niet apart.

4. Als je contact met ons opneemt

Gebruik je het contactformulier, dan verwerken we je e-mailadres en de organisatie of het domein dat je doorgeeft. We gebruiken dit uitsluitend om je aanvraag te behandelen en om naar je terug te koppelen. Je aanvraag wordt als e-mail aan ons afgeleverd; we slaan hem op de website zelf niet op.

5. Als je wordt uitgenodigd voor Maculis First Five

Voor First Five nodigen we mensen persoonlijk uit, in een zakelijke context. Voor het beheer van die uitnodigingen verwerken we je voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, mobiele nummer en waar van toepassing je e-mailadres, samen met de status van je uitnodiging, een toestemmingsregistratie en het moment waarop stappen plaatsvinden.

We nodigen alleen uit wanneer we redelijkerwijs mogen aannemen dat dat welkom is, en we leggen per genodigde vast of er toestemming is. Zonder vastgelegde toestemming versturen we geen persoonlijke uitnodiging.

Nodigen we je via WhatsApp uit, dan gebeurt dat handmatig. Maculis maakt een gewone WhatsApp-link (wa.me) met een vooraf ingevulde tekst; we gebruiken geen WhatsApp Business API en versturen niets automatisch. Je mobiele nummer gebruiken we om die link te maken en bewaren we als onderdeel van je uitnodigingsgegevens. Zodra iemand van ons de link opent en het bericht verstuurt, loopt het bericht verder via WhatsApp (Meta) volgens hun eigen voorwaarden; die verzending valt buiten de systemen van Maculis.

6. Wat gebeurt er met je antwoorden

Tijdens First Five leg je een korte ervaring af. We leggen je antwoorden vast: je eerste indruk, je herkenning (bijvoorbeeld ja, deels of nee), je reactie op wat Maculis laat zien en je afsluitende evaluatie, samen met de momenten waarop je begint en afrondt. We personaliseren de opening met je voornaam, achternaam en bedrijfsnaam.

Je antwoorden zijn via een persoonlijke deelnamelink aan jou gekoppeld, zodat we kunnen terugkoppelen. Je e-mailadres en mobiele nummer worden bewust niet naar de First Five-omgeving gestuurd; die blijven in de afgeschermde uitnodigingsomgeving. We gebruiken je antwoorden om je terugkoppeling te geven en om Maculis te verbeteren.

Maculis vraagt niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of afkomst, en heeft die ook niet nodig. Deel deze daarom niet in open antwoordvelden.

7. Waarom mogen we deze gegevens verwerken

Per verwerking gebruiken we de volgende grondslag:

• Contact en het behandelen van je aanvraag: de behandeling van je eigen verzoek en ons gerechtvaardigd belang om daarop te reageren.
• Techniek, beveiliging en het tegengaan van misbruik: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkbare omgeving.
• Persoonlijk uitnodigen voor First Five: ons gerechtvaardigd belang om Maculis in een zakelijke context te laten testen, samen met je toestemming voor het gekozen kanaal.
• Het uitvoeren van First Five en het verwerken van je antwoorden: ons gerechtvaardigd belang om de ervaring te bieden, terug te koppelen en te verbeteren.
• Betrokken blijven of toekomstige communicatie: uitsluitend op basis van je toestemming, die je altijd kunt intrekken.

8. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met partijen die ze voor eigen doelen gebruiken. Voor de werking van Maculis schakelen we een beperkt aantal verwerkers in, die uitsluitend in onze opdracht gegevens verwerken:

• Vercel — hosting van de publieke website en de bijbehorende technische logs. Gevestigd in de Verenigde Staten.
• Resend — het afleveren van je contactaanvraag als e-mail aan ons. Gevestigd in de Verenigde Staten.
• Render — hosting van de omgevingen voor Maculis First Five en het uitnodigingenbeheer. Deze draaien in een datacenter in Frankfurt, binnen de Europese Unie.

We delen niet meer gegevens dan nodig. Zo sturen we bijvoorbeeld je e-mailadres en mobiele nummer bewust niet door naar de First Five-omgeving.

9. Verwerking buiten Europa

De omgevingen voor First Five en het uitnodigingenbeheer (Render) draaien binnen de Europese Unie. De hosting van de publieke website (Vercel) en de e-mailaflevering (Resend) lopen via partijen die in de Verenigde Staten zijn gevestigd; daarbij kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Voor die doorgifte baseren we ons op de waarborgen die deze leveranciers bieden: Vercel hanteert de Europese modelcontractbepalingen (SCC's) en Resend is daarnaast gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactaanvragen: zolang nodig om je vraag te behandelen en onze reactie terug te kunnen vinden, en niet langer dan 12 maanden na ons laatste contact, tenzij we wettelijk verplicht zijn iets langer te bewaren.
• Uitnodigings- en testergegevens (naam, bedrijf, mobiel nummer, e-mailadres, uitnodigingshistorie): niet langer dan 12 maanden na afronding van je First Five of nadat je je toestemming hebt ingetrokken. Daarna verwijderen we ze.
• Antwoorden en evaluaties uit First Five: we bewaren deze om terug te koppelen en Maculis te verbeteren. Wanneer je testergegevens worden verwijderd, blijft er geen herleidbare koppeling naar jou als persoon over.
• Technische logs: volgens de standaardtermijnen van onze hostingpartijen.

11. Cookies en tracking

Onze website plaatst geen tracking cookies en gebruikt geen analytics, pixels of externe advertentiediensten. Er is daarom geen cookiebanner nodig. Lettertypen laden we vanaf onze eigen omgeving, niet via externe partijen.

12. Beveiliging

Onze omgevingen werken uitsluitend via een beveiligde verbinding. We passen dataminimalisatie toe, beperken de invoer, gebruiken beveiligingsheaders, schermen het uitnodigingenbeheer af en beschermen formulieren tegen geautomatiseerd misbruik.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar, en waar van toepassing op dataportabiliteit en het intrekken van eerder gegeven toestemming. Het intrekken van toestemming kan altijd en is net zo eenvoudig als het geven ervan.

Wil je een recht uitoefenen? Neem contact met ons op via privacy@maculis.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de verwerking verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.